Om het tijdrovende en complexe uitnodigingstraject soepel en eenvoudig te laten verlopen, hebben wij een speciale tool ontwikkeld. Via een speciale applicatie wordt een speciale site voor het event gemaakt.
Via deze site kunnen de deelnemers o.a.:
• Inschrijven/ registreren
• Speciale wensen doorgeven (m.b.t. catering, kledingmaten, etc.)
• Informatie vinden over het programma
• Achteraf fotoverslagen op de speciale event-website
Via deze site kan het organiserende comité o.a.:
• Inschrijven/ registratie proces volgen en overzichtelijk uitdraaien
• Op een eenvoudige manier speciale wensen inventariseren
• Eenvoudig informatie uitwisselen met de deelnemers
• Communiceren zowel vooraf, tijdens als na het evenement via verschillende kanalen met de deelnemers.
• Er is één waarheid. Alle informatie wordt centraal opgeslagen en is overal beschikbaar. Vanaf iedere PC met internet kan met een eigen ‘username' en ‘password' worden ingelogd.
Kortom: 1 site waarop zowel de deelnemer als het organiserende comité alle benodigde gegevens kan vinden voor een goede voorbereiding van een event.
Géén ellenlange aanpassingen in excel-lijstjes, géén onduidelijkheden. De deelnemers melden zich aan via de speciale site en kunnen hierop bepaalde voorkeuren etc. aangeven. Het organiserende comité kan met eenvoudige handelingen een overzichtelijke lijst uitdraaien, waarop alle geselecteerde gegevens staan. De gasten kunnen hiernaast uiteraard wel via een ‘harde' uitnodiging uitgenodigd worden, waarbij ze verzocht worden om naar de speciale website te gaan.